Cara Membuat Mail Merge Ms Word 2013 Terbaru Lengkap Dengan Gambar

Membuat Mail Merge di Ms Word 2013> sebenarnya sama dengan di versi Ms Word lainnya, yang membedakan hanya letak tools yang digunakan.  Pada pembuatan Mail Merge datanya dapat diambil dari Ms Excel dan lainnya.

Pengertian Mail Merge di Ms Word

Sebelum membahas tentang Mail Merge, alangkah baiknya jika mengetahui tentang Mail Merge. Mail Merge adalah salah satu fitur di Ms Word yang dapat digunakan dalam mengirimkan surat yang ditujukan ke banyak orang. Dimana data orang yang akan dikirimi surat undangan tersebut disimpan ke dalam sebuah database.

Pertanyaannya, data dari aplikasi apa saja yang dapat digunakan?

Anda dapat mengambil data dari Ms Word, Ms Excel, Ms Access atau yang lainnya. Dari beberapa aplikasi yang sudah pernah saya gunakan yang akan dijelaskan di postingan ini adalah data dari Ms Excel, dan Ms Access.

Ini adalah contoh surat undangan yang digunakan :

Cara Membuat Mail Merge di Ms Word 2013

Gambar diatas adalah contoh surat undangan yang akan digunakan dalam tutorial pembuatan Mail Merge dengan cara yang mudah dipahami bagi para pemula.

Data apa saja yang akan disimpan dalam sebuah Mail Merge?

Sesuai contoh soal diatas  maka yang akan disimpan adalah data Nama, Alamat, dan Kota.

Ikuti langkah-langkah membuat Mail Merge di Ms Word 2013 yaitu:

1. Jalankan aplikasi Ms Word, dan buatlah format surat seperti contoh gambar diatas

2. Klik tab ribbon MAILINGS, dan klik tombol SELECT RECIPIENTS.

Setelah di klik, maka akan ada tiga menu pilihan yaitu :

• Type a New List...
• Use an Existing List...
• Choose from Outlook contacts... 

3. Dari ketiga pilihan menu diatas, maka :

• Type a New List...: Digunakan jika datanya belum ada artinya Anda belum memiliki data apapun tentang data orang atau perusahaan yang akan dikirimi surat.
• Use and Existing List...: Digunakan jika datanya sudah ada baik itu dari Ms Excel, Ms Access atau yang lainnya
• Choose from Outlook contacts...: Digunakan jika datanya diambil dari aplikasi Outlook

4. Karena datanya belum ada maka silahkan pilih menu yang pertama yaitu Type a New List...

5. Kemudian klik tombol Customize Columns.. , dan hapus terlebih dahulu Field yang sudah dipersiapkan. Buat field baru sesuai dengan data yang dibutuhkan pada surat undangan yaitu Nama, Alamat dan Kota.

Caranya Menghapus Field yang sudah ada yaitu:

• Pilih nama field dan klik tombol DELETE --> klik tombol Yes pada tampilan konfirmasi, hapus semua field name
• Buatlah Field baru yaitu klik tombol ADD --> ketikkan nama field baru yang dibutuhkan --> OK
• Jika sudah selesai klik tombol OK

6. Setelah selesai membuat Field, maka selanjutnya mengisikan data-data orang atau perusahaan yang akan diundang ( dikirimi surat) sebanyak jumlah undangan.

Lihat Video Tutorialsnya disini

Caranya Mengisikan Data-Data yang akan diundang yaitu:

• Isikan data dengan lengkap 
• Untuk berpindah ke baris berikutnya tekan tombol TAB atau klik tombol New Entry.
• Jika sudah selesai klik tombol OK

7. Maka akan tampil Konfirmasi Save Address List artinya data Mail Merge akan disimpan dengan nama apa dan di drive mana.

Contoh tutorial Mail Merge ini saya simpan dengan nama Data Undangan di folder yang sama dengan file Undangannya. Klik tombol Save untuk menyimpan.

8. Pembuatan data Mail Merge sudah Selesai.

Bagaimana cara menggabungkan data Mail Merge ke dokumen atau surat undangan?

Cara Menggabungkan data Mail Merge ke Dokumen

Setelah selesai membuat format suratnya, maka Anda harus menggabungkan data Mail Merge ke dokumen atau surat tersebut, caranya yaitu:

1. Setelah selesai membuat dat Mail Merge dan sudah diketikkan datanya, maka sudah saat menggabungkan ke dokumen.

Cara paling mudah yaitu:

• Letakkan kursor pada posisi data Mail Merge akan ditampilkan disini saya letakkan pertama di baris Nama
• Klik tab ribbon MAILINGS --> klik tombol Insert Merge Field --> klik field Name
• Lakukan perintah yang sama untuk Alamat dan Kota

2. Untuk menampilkan hasil Mail Merge maka klik tab ribbon MAILINGS, dan klik tombol Result Preview

Cara Mengedit Data Mail Merge

Bagi Anda yang ingin merubah atau menambahkan data baru Mail Merge maka dapat dilakukan melalui:

1. Dari tab ribbon MAILINGS, klik tombol Edit Recipients List, maka akan tampil seperti ini:

2. Pada kolom Data Source: klik file Data Undangan.mdb (lihat gambar diatas), dan klik tombol EDIT. Maka akan tampil jendela data Mail Merge, kemudian klik tombol New Entry agar dapat menambahkan atau merubah data tersebut.

3. Setelah menambahkan atau merubah data baru, maka tombol OK, dan ditampilan konfirmasi klik tombol Yes.

4. Untuk mengetahui hasilnya, klik kembali tombol Previews Result.

Cara Mengedit Field Name Mail Merge

Selain mengedit data, Anda juga dapat mengedit baik menambahkan atau menghapus Field Name database Mail Merge.

Caranya mengedit field name Mail Merge yaitu:

1. Hampir sama dengan mengedit data (record) Mail Merge yaitu aktif di tab ribbon MAILINGS, dan klik tombol Edit Recipients List.

2. Pada kolom Data Source: pilih nama database Mail Merge, dan klik tombol EDIT dibagian bawah

3. Klik tombol Customize Columns..., dan pada tampilan konfirmasi klik YES, dan akan tampil seperti ini:

Keterangan:

• Tombol Add : untuk menambahkan field baru
• Tombol Delete: untuk menghapus field yang ada saat itu
• Tombol Rename: untuk merubah nama field

Jika sudah selesai pembuatan Mail Merge, maka Anda dapat melihat jumlah record, dan untuk mencetak maka klik tombol Finish & Mail Merge, kemudian klik menu Print Documents. Kemudian Anda dapat menentukan halaman yang akan dicetak.

Bagaimana dengan ulasan tips dan trik membuat Mail Merge di Ms Word 2013, cukup mudah bukan. Selain menggunakan data dari Ms Word, maka untuk data Mail Merge dapat diambil dari Ms Excel dan Ms Access, akan saya ulas secara tuntas di sini.

Cara Import Data Mail Merge dari Ms Excel dan Ms Access

Tidak hanya dengan membuat sendiri, akan tetapi Anda dapat mengambil datanya dari aplikasi Ms Excel  dan Ms Access. jika data tersebut sudah ada sebelumnya.

Inilah cara import atau mengambil data  Mail Merge dari Ms Excel atau Ms Access yaitu:

1. Pada aplikasi Ms Word, klik tab ribbon MAILINGS, dan klik tombol SELECT RECIPIENTS, kemudian klik menu Use an & Exising List... , dan selanjutnya akan tampak seperti gambar ini:

2. Pilih file Ms Excel atau Ms Access yang akan diambil untuk digunakan sebagai data undangan, dan klik tombol Open.

3. Setelah itu tampak file Ms Excel yang dipilih dan klik tombol OK

4.  Terakhir tinggal menggabungkan data Mail Merge ke surat yang dibuat sama seperti cara menggunakan data Ms Word

Kesimpulan

Pembuatan Mail Merge di Ms Word 2013 cukup penting dalam kegiatan surat menyurat. Untuk mengirimkan surat ke banyak alamat cukup dengan format surat dan digabungkan dengan data-data yang akan diundang. Data tersebut dapat langsung dibuat di Ms Word itu sendiri, atau melalui data yang sudah ada di Ms Excel dan Ms Access. Jangan lupa lihat juga: Cara membuat Daftar isi di Ms Word 2013, dan Pembuatan No Halaman Berbeda disetiap Dokumen  Ms Word 2013.

Share this post