Cara Membuat Database Baru dan Tabel di Ms Access 2013

Cara Membuat Database Baru dan Tabel di Ms Access 2013| Pada tutorial ini, kita akan membahas bagaimana cara membuat sebuah database dan tabel dengan menggunakan Microsoft Access 2013. Database baru ini akan kita beri nama "Diskon Terus". Anggap saja perusahaan ini bergerak di bidang penjualan barang elektronik.

Seiring berkembangnya usaha ini, maka dibutuhkanlah database untuk mengetahui data customer yang membeli produk mereka. Sekarang kita gunakan Ms Access 2013 dalam membuat database sesuai keinginan perusahaan.

Cara Membuat Database Baru di Ms Access 2013

Langkah Pertama: Membuat Database Kosong
Untuk mulai membuat database baru di Microsoft Access, pada umumnya sama seperti di Microsoft Word. Pada artikel ini memberikan panduan bagaimana cara membuat database di Ms Access 2013. Selain membuat database dan tabel terkadang Anda membutuhkan sebuah Query dalam mengolah data. Salah satunya bagaimana cara membuat query dengan menggunakan Rumus.

Perhatikan, bahwa ketika akan mulai menjalankan Ms Access, maka yang tampil dilayar sebagai berikut:

Jika ingin membuka file Ms Access yang sudah pernah dibuat, maka di menu "Open Other File" atau klik nama file di menu "Recent" bagian kiri layar.

Langkah Kedua: Blank Desktop Database
Pertama kali membuat database baru klik Blank Desktop Database.

Langkah Ketiga: Memberi Nama Database
Setelah itu maka terdapat tampilan untuk mengisikan nama database dll.

Tutorial ini memberi nama database adalah "Diskon Terus", kemudian klik tombol Folder disamping nama database, kemudian pilih Drive atau folder untuk meletakkan fila Ms Access tersebut.

Setealah itu, maka klik tombol "Create"

Langkah Keempat: Mulai Membuat Database Baru
Langkah-langkah awal diatas sudah selesai, maka Anda akan menjumpai database kosong seperti gambar ini:

Pada tampilan awal ini, terdapat tabel baru yang secara otomatis oleh Ms Access diberinama Table1. Tabel tersebut memiliki 1 kolom yaitu ID (Field name: ID), dimana Anda dapat menambahkan kolom (field name) baru sesuai keperluan data yang dibutuhkan dan menyimpan tabel tersebut dengan nama baru.

Anda dapat membuat tabel selanjutnya di materi Pembuatan Tabel berikut ini.

Cara Mudah Membuat Tabel di Ms Access 2013

Setelah membuat Database baru, maka selanjutnya adalah bagaimana cara membuat tabel di Microsoft Access 2013 dengan cara mudah dan mudah dipahami. Pembuatan tabel ini melanjutkan dari tutorials membuat Database pada artikel sebelumnya.

Pengertian Tabel

Tabel merupakan wadah atau tempat untuk menyimpan data, yang mana data tersebut dapat ditampilkan lagi di masa mendatang.

Tipe Pembuatan Tabel

Sebelum membuat tabel ada beberapa tipe pembuatan tabel sebagai berikut:

1. Tipe Table
Pembuatan table ini memberikan tampilan datasheet dimana Anda dapat langsung mengisikan datanya, dan mengatur field Name (judul kolom)

2. Tipe Table Design
Pembuatan tabel tipe ini, Anda harus membuat Field Name (judul kolom) dan mengatur tipenya, dan setelah itu mengetikkan datanya (data/record tidak harus diisi pada saat pembuatan tabel)

Berpindah dari Datasheet ke Design View

Datasheet merupakan tampilan untuk mengisikan data, sedangkan Design View jika kalian ingin merubah desain atau struktur tabel.

Tampilan Design View sebagai berikut:

Tampilan Datasheet sebagai berikut:

Contoh Tutorial Database Diskon Terus

Agar Anda dapat memahami cara membuat tabel, maka kita akan langsung mencoba membuat tabel pada contoh tutorial Database "Diskon Terus" yang sudah dibuat diartikel sebelumnya.

Jenis Tipe Data yang sering digunakan seperti Seperti:

Pengaturan Properties Tabel

Ada beberapa pengaturan tambahan yang dapat digunakan yaitu:

• Format =  jika pada tipe data karakter, teks pada saat diketik otomatis berubah menjadi huruf kapital maka tambahkan tanda > (lebih besar).
• Default Value = jika ingin menambahkan teks  didepan teks tambahan yang akan diketik  contoh : 001 menjadi DR001, maka tambahkan huruf "DR" pada baris Default Value.
• Caption = teks yang akan ditampilkan sementara (bukan nama field)
• Input Mask = merubah model teks yang akan ditampilkan seperti teks yang diketik berubah menjadi tanda bintang (password=***)
• dan coba juga yang lainnya.

Ada beberapa tabel yang dibuat yaitu:

1. Tabel Kasir

Tabel Kasir akan kita buat menggunakan tipe "Table", caranya:

• Klik tab ribbon "Create"  > Table
• Atur Field Name dan tipe serta propertis melalui: Klik kanan pada kolom "Click to Add" > pilih menu "Short text" > Ketikkan Field Name "Kode_Kasir", dan tentukan jumlah maksimal karakter yang dapat di isikan 

• Tambahkan Field Name selanjutnya seperti Nama_Kasir, Alamat_Kasir, Kota, dan JK atau Jenis Kelamin seperti cara diatas. Jika pada tampilan nama field belum berubah (Field1) maka klik kanan dan pilih menu "Rename Field"
• Agar lebih mudah dalam mengedit semua field name silahkan klik tombol > Design View dibawah menu ribbon "File", Jangan lupa simpan tabel dengan nama "Tabel_Kasir"
• Hapus Field name yang tidak dibutuhkan seperti field name "ID"

• Beri tanda Kunci atau Primary Key pada Field Name Kode Kasir
• Khusus Field Name JK atau jenis kelamin gunakan tipe "Number" khusus pilihan jika kode 1=Pria dan kode 2= Wanita. Gunakan tipe "Lookup Wizard" sebagai berikut:
• Pilih option kedua : "I will tipe in the values that i want"
• Number of columns: ketikkan "2"
• Ketikkan pada Col1  dengan angka "1" dan Col2 dengan teks "Pria" (tanpa tanda petik dua), kemudian baris dibawahnya dengan angka |"2" dan teks "Wanita"
• Klik tombol Simpan dan isikan data pada tabel kasir sebagai berikut:

2. Tabel Barang

Untuk membuat Tabel Barang saya akan menggunakan tipe "Table Design",  silahkan kalian tentukan sendiri mana yang lebih mudah dan sederhana. Menurut saya yang lebih sederhana dan cepat menggunakan dalam pembuatan tabel adalah tipe "Tabel Design" sebagai berikut:

• Atur field name, tipe dan properties serta isikan datanya.

3. Tabel Penjualan

Tabel ini digunakan untuk mencatat data penjualan barang, dan Field name "Nota" diberi Primary Key" . Untuk tabel ketiga ini yaitu Tabel Penjualan cobalah untuk berlatih membuat dan menganalisa sendiri dengan struktur dan datanya sebagai berikut:

Khusus KD_KSR pertama kali pilih Short Text dulu, setelah itu baru pilih Lookup Wizard dimana datanya diambil dari tabel Kasir yang pertama kali dibuat. Pada saat Lookup Wizard pilih opsi yang pertama "I want the lookup field ......."
Isikan datanya, dan pada Kode kasir dapat Anda klik tombol pilihan dalam memilih datanya

4. Tabel Detail

Pada tabel Detail digunakan untuk mencatat data detail penjualan. Tabel ini tidak mempunyai Primary Key karena terdapat data yang kembar atau sama. Isikan datanya secara lengkap sesuai kebutuhan Anda.

• Untuk Field name "Nota" pilih Short text dahulu, setelah itu pilih Lookup Wizard yang datanya diambil dari Field Nota tabel Penjualan
• Untuk field name KD_BRG juga sama seperti cara diatas, hanya datanya diambil dari field name KD_BRG yang ada di Tabel Barang

Catatan: untuk datanya sendiri boleh dimasukkan saat membuat tabel atau nanti setelah semua tabel selesai dibuat.

Itulah ulasan cara membuat database dan tabel di Ms Access 2013 khusus studi kasus Database "Diskon Terus", setelah itu akan saya lanjutkan Bagaimana membuat Relationship atau hubungan antar tabel diartikel berikutnya.

Share this post